Zgodnie z Zarządzeniem nr 7 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 24 lutego 2015 r. wszystkie publikacje będące wynikiem spotkań naukowych organizowanych przez jednostki UwB i organizacje studenckie, powinny być przekazane do zamieszczenia w Repozytorium Uniwersytetu w Białymstoku - RUB.

Redaktor naukowy publikacji przekazuje materiały konferencyjne, w wersji elektronicznej w formacie PDF, do Oddziału Informacji Naukowej Biblioteki Uniwersyteckiej im. Jerzego Giedroycia, w celu umieszczenia ich w Repozytorium, najpóźniej 2 miesiące po ich opublikowaniu.